BEO LÀ GÌ? TẠI SAO BEO LẠI GIỮ VAI TRÒ QUAN TRỌNG

Trong một tổ chức của khách sạn, sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty vô cùng quan trong luôn dẫn đến sự thành công trong các sự kiện, hay party. Không chỉ có nhân sự là bộ phận cốt lõi, mà tài liệu kế hoạch cho một sự kiện cũng rất cần thiết, thuật ngữ này được gọi là BEO. Đây là công cụ cho nhân viên và khách hàng biết được chi tiết về một buổi tiệc hay sự kiện. Vậy BEO là gì? Tầm quan trọng của Beo là gì? Hãy cùng Abogo Academy tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Mục lục ẩn

1 BEO là gì?

2 Vai trò của BEO là gì?

3 Người chịu trách nhiệm trong Banquet Event Order là ai?

4 Các nội dung chính của một Banquet Event Order là gì?

4.1 Thông tin của sự kiện

4.2 Lịch trình, thời gian cụ thể

4.3 Trang trí, sắp xếp phòng

4.4 Thức ăn và đồ uống

4.5 Âm thanh, công nghệ, hình ảnh

4.6 Những yêu cầu đặc biệt

4.7 Các chi phí thanh toán

4.8 Các điều khoản và điều kiện giữa khách hàng và nhà cung cấp

5 Các lưu ý để có một BEO hoàn hảo

BEO là gì?

BEO là viết tắt trong tiếng anh là Banquet Event Order, là một tài liệu để miêu tả chi tiết và hướng dẫn các bước cần thiết trong tổ chức sự kiện tại khách sạn hay nhà hàng. Đây được xem là một tài liệu quan trọng giúp bộ phận Banquet cùng các bộ phận khác phối hợp để hoàn thành sự kiện một cách thành công nhất.

Vai trò của BEO là gì?

BEO đóng vai trò quan trọng giúp đảm bảo sự thành công của một sự kiện hay bữa tiệc. BEO sẽ lưu giữ các thông tin quan trọng và chi tiết về sự kiện, lịch trình, bố trí phòng, yêu cầu về thức đơn, đồ uống, hình ảnh, âm thanh,và thậm chí các yêu cầu đặc biệt khác.

Một trong những vai trò quan trọng của BEO là xác định các yêu cầu của khách hàng và bảo đảm rằng các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện thực hiện chính xác. để có một BEO chi tiết và rõ ràng, những người tham gia tổ chức sự kiện sẽ phải làm việc theo một kế hoạch cụ thể, bảo đảm sự hài hòa suôn sẻ trong công tác chuẩn bị và thực hiện.

Ngoài ra, BEO cũng đóng vai trò là một công cụ quản lý chi phí của khách sạn, nhà hàng. Các thông tin về tổng chi phí và phí thanh toán, người tổ chức sự kiện sẽ dễ dàng quản lý ngân sách và đảm bảo rằng mọi khoản chi sẽ được kiểm soát một cách hiệu quả.

Tìm hiểu thêm: HOMESTAY ĐẸP Ở ĐÀ LẠT – HÒA MÌNH VỚI THIÊN NHIÊN TUYỆT VỜI Ở ĐÀ LẠT

Người chịu trách nhiệm trong Banquet Event Order là ai?

Người đảm nhiệm Banquet Event Order (BEO) là người phụ trách xây dựng và lập kế hoạch cho tài liệu quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện hay party. Người chịu trách nhiệm BEO có thể là một nhân viên sự kiện chuyên nghiệp, hay một nhân viên quản lý sự kiện của một khách sạn, nhà hàng.

Người chịu trách nhiệm BEO có vai trò ảnh hưởng trong việc thu thập thông tin của khách hàng, người tổ chức sự kiện và phải hiểu rõ yêu cầu của họ. Họ cần làm việc việc chặt chẽ, phối hợp liên quan giữa các bên, bao gồm các nhân viên của từng bộ phận như đầu bếp, nhân viên phục vụ, nhà cung cấp âm thanh, hình ảnh và công nghệ, đảm bảo các yêu cầu được thực hiện một cách suôn sẻ nhất.

Đồng thời, người này cũng cần có khả năng biết lập kế hoạch và liệt kê các thông tin một cách rõ ràng và chi tiết nhất. Họ sẽ cần phải sắp xếp các mục tiêu, thời gian, các yêu cầu trong BEO một cách logic để cho người đọc cảm thấy dễ hiểu nhất.

Trách nhiệm của một người Banquet Event Order không chỉ ở việc xây dựng tài liệu mà còn cả quá trình theo dõi và điều chỉnh BEO trong thời gian chuẩn bị và diễn ra tổ chức sự kiện. Họ phải đảm bảo mọi thay đổi hay các điều chỉnh sẽ được ghi nhận và thông báo cho tất cả các bên bộ phận liên quan.

Các nội dung chính của một Banquet Event Order là gì?

Các nội dung chính của Banquet Event Order (BEO) bao gồm:

Thông tin của sự kiện

Khi đã hiểu rõ BEO là gì, những thông tin sự kiện sẽ được mô tả chi tiết bao gồm tên, ngày, giờ tổ chức, địa điểm, và mục đích của tổ chức. Các thông tin cần được thảo luận rõ ràng, thống nhất chi tiết để tránh những thay đổi bất thường trong lúc diễn ra sự kiện. Mọi thay đổi sẽ phải được thông báo sớm kịp thời đến các bộ phận liên quan và khách hàng.

Lịch trình, thời gian cụ thể

Thời gian cụ thể sẽ được ghi rõ bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi phần trong buổi tiệc.

Trang trí, sắp xếp phòng

Người đảm nhiệm BEO sẽ liệt kê các cách sắp xếp phòng, bố trí bàn, ghế, âm thanh, ánh sáng, màn hình và bất kỳ yêu cầu khác liên quan đến không gian của sự kiện.

Thức ăn và đồ uống

Các món ăn, menu, đồ uống và yêu cầu đặc biệt về dinh dưỡng hoặc chế biến thực phẩm.

Âm thanh, công nghệ, hình ảnh

Phần này bao gồm các yêu cầu về âm thanh, hệ thống chiếu sáng, màn hình hiển thị, trang thiết bị hỗ trợ giúp trình chiếu nội dung, thiết bị quay phim, và bất kỳ yêu cầu công nghệ khác trong sự kiện.

Những yêu cầu đặc biệt

Liệt kê các yêu cầu đặc biệt khác mà người tổ chức sự kiện muốn đưa vào trong BEO, chẳng hạn như trình diễn, phục vụ đặc biệt, hay yêu cầu riêng của khách hàng.

Các chi phí thanh toán

Người đảm nhiệm BEO cần cung cấp bảng tổng chi phí dự kiến cho một sự kiện, bao gồm phí dịch vụ, phí thuê địa điểm, và các khoản phí phát sinh khác. Ngoài ra, BEO cần ghi rõ các điều khoản, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan.

Các điều khoản và điều kiện giữa khách hàng và nhà cung cấp

Các điều khoản và điều kiện của khách hàng và nhà cung cấp sẽ phải đồng ý những tuân thủ trong quá trình tổ chức sự kiện. Điều khoản và điều kiện bao gồm các quy định về thay đổi, hoàn trả, trách nhiệm pháp lý và những điều kiện khác liên quan đến sự kiện.

Các nội dung này sẽ tạo nên một BEO toàn diện và chi tiết, giúp các bên bộ phận liên quan có được cái nhìn rõ ràng về yêu cầu và tiến trình tổ chức sự kiện.

Các lưu ý để có một BEO hoàn hảo

Từ khái niệm, sau đây là một số lưu ý khi xây dựng BEO nhân viên tổ chức sự kiện khách sạn, nhà hàng cần lưu lại.

Để có một bản BEO hoàn hảo thì cần đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn vững về tổ chức sự kiện; nắm rõ các mối liên hệ của từng bộ phận trong khách sạn; có sự sáng tạo, có tầm nhìn rộng để nắm rõ những vấn đề từ khâu lên kế hoạch đến trong suốt thời gian diễn ra tổ chức sự kiện.

BEO còn được xem như một hợp đồng ràng buộc giữa khách hàng và đơn vị tổ chức, giữa các bộ phận liên quan trong khách sạn, giữa đơn vị tổ chức và đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài, vì vậy để đảm bảo cho tất cả các nội dung trong BEO thật chỉnh chu, chính xác, cụ thể, và các bên liên quan đã nắm rõ các vấn đề được nhắc trong BEO.

Trong bất kỳ một một sự cố sai sót bất ngờ xảy ra là điều không thể tránh khỏi, người tổ chức phải lường trước những vấn đề có thể xảy ra, từ đó đưa ra những phương án giải quyết kịp thời.

Người tổ chức BEO cũng cần cập nhật liên tục để nắm thông tin về sự kiện, xác định những thay đổi về thời gian để không làm ảnh hưởng đến sự kiện. Tất cả những thay đổi về nội dung BEO cần được thông báo sớm nhất đến cho khách hàng và các bộ phận liên quan.

Hiện nay các tài liệu tiếng việt về thông tin BEO không có nhiều, các bạn có thể tham khảo các mẫu BEO tiếng Anh bằng cách tra cứu cụm từ Banquet Event Order trên mạng internet hoặc tìm hiểu thông qua những chuyên viên tổ chức sự kiện có kinh nghiệm.

Xem thêm: EXTRA BED LÀ GÌ? CÁC KIỂU EXTRA BED NỔI BẬT CÓ TRONG KHÁCH SẠN

Hy vọng những thông tin mà Abogo Academy cung cấp về BEO là gì sẽ hữu ích với những bạn trẻ có nhu cầu tìm hiểu về BEO và công việc tổ chức sự kiện nói chung. Chúc bạn một ngày tốt lành!