Để xây dựng một mối quan hệ vững chắc và thành công với khách hàng, nguyên tắc giao tiếp đóng vai trò then chốt. Khi bạn giao tiếp với khách hàng không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin mà còn là một cầu nối giữa sản phẩm, dịch vụ và người tiêu dùng. 

Để trở thành một doanh nghiệp hàng đầu và nhận được lòng tin từ khách hàng, chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản. Bằng cách thiết lập một kết nối chân thành và hiệu quả, chúng ta có thể mang đến sự hài lòng cho khách hàng và đồng thời thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. 

Vậy hãy cùng Abogo Academy tìm hiểu những nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng để tạo ra một tương tác chất lượng và một trải nghiệm đáng nhớ nhé!.

Thế nào là những nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng ?

Các nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng đó là các quy tắc và thuật ngữ chỉ dẫn cách tương tác và truyền đạt thông tin một cách chuyên nghiệp và hiệu quả đối với khách hàng.

Các nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng

Tôn trọng và lịch sự 

Trong quá trình giao tiếp với khách hàng, việc tôn trọng và lịch sự luôn là một yếu tố quan trọng không thể thiếu. Doanh nghiệp cần phải nhớ rằng mỗi khách hàng đều là người có giá trị và quyền lực vậy nên chúng ta phải tôn trọng và lịch sự với họ. Việc sử dụng ngôn từ lịch sự và chuẩn mực là một điều rất cần thiết trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng.

Tips dành cho bạn: Bạn nên sử dụng các từ như “Xin vui lòng”, “cảm ơn”, “rất mong được phục vụ quý khách”,những câu này giúp bạn thể hiện lịch sự và biểu đạt sự quan trọng đối với khách hàng.

Xem thêm: LOUNGE LÀ GÌ? CÁCH PHÂN BIỆT GIỮA LOUNGE VỚI BAR

Hãy tích cực lắng nghe ý kiến của khách hàng

• Không kém phần quan trọng trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng đó là bạn hãy tích cực lắng nghe những ý kiến của khách hàng. Không chỉ đơn thuần giải quyết vấn đề, mà còn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đến ý kiến của khách hàng. 
• Việc chân thành lắng nghe khách hàng và thực sự đáp ứng được nhu cầu của họ là một trong những điều rất quan trọng trong quá trình tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Điều này sẽ tạo ra cảm giác thoải mái, tạo nên niềm tin và khẳng định uy tín của doanh nghiệp.

Nhớ tên khách hàng

• Việc bạn nhớ tên của khách hàng sẽ là 1 điểm cộng dành cho doanh nghiệp bởi vì việc bạn xưng hô bằng tên riêng trong quá trình nói chuyện với khách hàng sẽ tạo cho họ cảm giác bạn đang nói riêng cá nhân họ chứ không phải 1 khách hàng chung chung, qua việc này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho khách hàng. 

• Không chỉ vậy bạn nên dùng tên riêng của họ khi bạn nói lời chào hỏi, cảm ơn hay là tạm biệt sẽ giúp cho bầu không khí khi trò chuyện cùng khách hàng trở nên nhẹ nhàng và thân thiết hơn.

Thể hiện sự quan tâm

Thể hiện sự quan tâm như thế nào?

Thể hiện sự quan tâm trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ tốt và nâng cao sự tôn trọng. Khi bạn thể hiện sự quan tâm đến khách hàng, điều này giúp cho khách hàng thấy bạn đang đặt họ lên hàng đầu và muốn đáp ứng đúng nhu cầu và mong muốn của họ.

Việc thể hiện sự quan tâm cũng bao gồm cả việc xem xét phản hồi và những góp ý của khách hàng. Bạn nên đánh giá và áp dụng những phản hồi của khách hàng để cải thiện các dịch vụ của doanh nghiệp.

Tips nhỏ dành cho bạn: Bạn có thể thể hiện sự quan tâm bằng việc lắng nghe chân thành, dành thời gian nghe những điều mà họ chia sẻ với bạn, bạn cũng nên đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.

Xem thêm: PLATING LÀ GÌ? NGHỆ THUẬT BÀY TRÍ MÓN ĂN TRONG TRẢI NGHIỆM ẨM THỰC

Giữ trật tự và kiểm soát ngôn từ, cảm xúc

Đây là những yếu tố quan trọng trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng. Vì nếu bạn muốn khách hàng ở lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp lâu dài thì bạn cần phải nắm vững các nguyên tắc này.

• Giữ trật tự: Trong quá trình giao tiếp với khách hàng bạn nên biết các quy tắc và quyền lợi của khách hàng cũng như doanh nghiệp của bạn. Điều này bao gồm việc lắng nghe kỹ lưỡng, không gián đoạn và ngắt lời khách hàng,.. Bạn nên chờ đến khi khách hàng đã nói xong vấn đề của họ và tôn trọng quyền có ý kiến của khách hàng.
• Kiểm soát ngôn từ, cảm xúc: 
  • Bạn nên sử dụng ngôn từ lịch sự, chuẩn mực và tuyệt đối không sử dụng ngôn từ xúc phạm, thô tục hay thù địch. 
  • Bạn nên kiểm soát cảm xúc bằng cách hít thở sâu để thư giãn.

Những lưu ý trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng

Nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng cùng những điều nên tránh:

• Hạn chế ngắt lời khách hàng: Việc bạn ngắt lời khách hàng trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng thể hiện sự thiếu tôn trọng và cho thấy suy nghĩ và lời nói của bạn quan trọng hơn họ. Khi bạn ngắt lời khách hàng, họ sẽ cảm thấy mối quan tâm của họ không được lắng nghe.
• Hạn chế sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khi giao tiếp với khách hàng: Bạn là người dùng thuật ngữ hàng ngày nên bạn có thể hiểu được chúng nhưng liệu khách hàng của bạn có hiểu không? Vì thế hạn chế sử dụng thuật ngữ cũng là một lưu ý trong nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng.
• Kết thúc cuộc trò chuyện bằng một câu hỏi lịch sự:
  • Bạn là người vội vàng kết thúc cuộc trò chuyện với khách hàng? Nếu bạn đang cố gắng kết thúc cuộc trò chuyện với họ, lúc này họ sẽ cảm thấy bạn chưa tôn trọng họ, chưa lắng nghe hay chưa đáp ứng yêu cầu của họ một cách đầy đủ.
  • Abogo Academy khuyên rằng nếu bạn muốn kết thúc cuộc trò chuyện với khách hàng thì nên đặt các câu hỏi như “Quý khách còn vấn đề gì nữa không?,…” với những câu hỏi để kết thúc cuộc trò chuyện như vậy khiến công ty của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

Như vậy Abogo Academy đã cung cấp cho bạn những nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng cùng những lưu ý cần thiết để áp dụng quy tắc này. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan đến chủ đề này thì đừng ngần ngại tìm kiếm Abogo Academy để được hỗ trợ thêm nhé!

Xem thêm: NO SHOW LÀ GÌ? 5 MẸO GIÚP GIẢM TÌNH TRẠNG NÀY KHÔNG PHẢI AI CŨNG BIẾT