Đăng bởi
Quocthang
25/09/2023
CITY LEDGER LÀ GÌ? CÁCH THANH TOÁN PHỔ BIẾN TRONG NGÀNH KHÁCH SẠN
Bạn đã bao giờ tự hỏi về cách khách sạn quản lý tài chính của họ? Trong ngành khách sạn, có một công cụ tên là City ledger, công cụ này đã giúp họ theo dõi và quản lý các khoản nợ của khách hàng và các đối tác doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng Abogo Academy khám phá City Ledger là gì?, ý nghĩa và cách ứng dụng của nó trong ngành khách sạn.
City Ledger là gì ?
Định nghĩa City Ledger
City ledger là một thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành khách sạn đặc biệt là quản lý tài chính khách sạn. Đây là một hệ thống tài chính được sử dụng để theo dõi các khoản nợ và các giao dịch tài chính của các khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp với khách sạn.
Chức năng của City Ledger
City Ledger, hay còn được gọi là “Sổ cái thành phố” là một công cụ quản lý tài chính quan trọng trong ngành khách sạn. Chức năng chính của City Ledger bao gồm:
- Theo dõi Khoản Nợ Khách Hàng: City Ledger cho phép khách sạn theo dõi tất cả các khoản nợ mà khách hàng chưa thanh toán. Điều này bao gồm các khoản phí cho phòng, dịch vụ ăn uống, dịch vụ phòng, và các khoản phí khác. Nhờ đó, khách sạn có thể đảm bảo rằng họ thu tiền một cách chính xác và không để lỡ bất kỳ khoản nợ nào.
- Quản Lý Các Giao Dịch Tài Chính: City Ledger ghi chép tất cả các giao dịch tài chính giữa khách hàng và khách sạn. Điều này bao gồm cả các khoản thanh toán, hoàn trả, và điều chỉnh tài chính khác. Thông qua City Ledger, khách sạn có thể duyệt xét và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính.
- Hỗ Trợ Quản Lý Tài Chính: City Ledger giúp khách sạn quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn. Nó cung cấp thông tin cụ thể về khoản nợ của khách hàng và doanh nghiệp đối tác, giúp khách sạn theo dõi hiệu suất tài chính và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Quản Lý Hợp Đồng và Thỏa Thuận Tài Chính: City Ledger cho phép khách sạn quản lý các hợp đồng và thỏa thuận tài chính với các đối tác doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc ghi chép các điều khoản tài chính, thời hạn thanh toán, và các điều kiện khác trong các thỏa thuận.
- Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng: Bằng cách quản lý tài chính một cách chính xác và hiệu quả, City Ledger giúp khách sạn cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Khách hàng có thể tin tưởng vào việc thanh toán và dịch vụ chất lượng của khách sạn.
Ứng dụng phương thức thanh toán City ledger trong khách sạn
City Ledger là gì? Là một phương thức thanh toán trong khách sạn, cho phép khách hàng hoặc đối tác trả tiền sau hoặc thỏa thuận thanh toán công nợ theo tháng hoặc chuyển khoản sau. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết để sử dụng phương thức thanh toán này là phải có hợp đồng trước đây giữa khách sạn và đối tác đặt phòng. Thường thì, đối tác trong trường hợp này có thể là các công ty du lịch đặt phòng theo tour hoặc các công ty tổ chức team building.
Quy trình sử dụng phương thức thanh toán City Ledger trong khách sạn
- Ghi Chép Khoản Nợ: Khi một khách hàng hoặc đối tác doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của khách sạn và quyết định thanh toán sau, thông tin về các khoản nợ sẽ được ghi chép vào hệ thống quản lý khách sạn (Property Management System – PMS). Điều này bao gồm các khoản phí phòng, dịch vụ ăn uống, hoặc các khoản phí khác.
- Xác Định Thời Hạn Thanh Toán: Trong quá trình ghi chép khoản nợ, quản lý khách sạn xác định thời hạn thanh toán cho từng khoản nợ. Thời hạn này có thể được thỏa thuận với khách hàng hoặc đối tác.
- Tạo Hồ Sơ City Ledger: Đối với mỗi đối tượng có khoản nợ, một hồ sơ City Ledger sẽ được tạo ra trong hệ thống PMS. Hồ sơ này chứa thông tin về đối tượng, các khoản nợ, thời hạn thanh toán, và các chi tiết liên quan.
- Quản Lý Đối Tượng Áp Dụng: Hệ thống PMS cho phép quản lý tài chính phân loại và quản lý các đối tượng áp dụng, như khách hàng cá nhân, đại lý du lịch, hoặc công ty doanh nghiệp. Điều này giúp tổ chức thông tin dễ dàng hơn.
- Thanh Toán và Cập Nhật: Khi đến thời điểm thanh toán, khách hàng hoặc đối tác sẽ thanh toán số tiền nợ. Quản lý khách sạn ghi chép thanh toán này trong hồ sơ City Ledger tương ứng và cập nhật trạng thái thanh toán.
- Kiểm Tra và Báo Cáo: Hệ thống PMS cho phép quản lý tài chính kiểm tra tình trạng thanh toán và tạo báo cáo tài chính liên quan đến City Ledger. Báo cáo này giúp theo dõi các khoản nợ còn lại và thống kê tài chính của khách sạn.
- Liên Lạc với Khách Hàng hoặc Đối Tác: Trong trường hợp khoản nợ không được thanh toán đúng hạn, quản lý tài chính sẽ liên lạc với khách hàng hoặc đối tác để nhắc nhở về việc thanh toán hoặc thỏa thuận lại điều khoản thanh toán.
- Quản Lý Nợ Trả Chậm hoặc Thỏa Thuận: Nếu có thỏa thuận về việc trả chậm hoặc điều khoản thanh toán đặc biệt, người quản lý sẽ quản lý các khoản nợ này trong hồ sơ City Ledger theo cách đã được thỏa thuận.
- Kết Thúc Quy Trình: Sau khi hoàn tất các bước trên sẽ được người quản lý tài chính đưa ra các biện pháp thích hợp.
Phương thức thanh toán City Ledger giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán sau và quản lý các khoản công nợ đối với các đối tác thân thiết của khách sạn. Điều này giúp tăng cường mối quan hệ và tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực khách sạn và du lịch.
Abogo Academy hy vọng rằng những thông tin trong bài đã giúp bạn hiểu rõ City Ledger là gì? và mở rộng danh sách các tùy chọn thanh toán cho các chuyến du lịch của bạn. Thêm vào đó, việc sử dụng phương thức thanh toán City Ledger để thanh toán trực tuyến chắc chắn sẽ đem lại sự tiện lợi và linh hoạt cho những chuyến đi của bạn. Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị !
