Công ty của bạn đang làm về khách sạn nhưng bạn chưa thực sự hiểu cách về quy trình vận hành khách sạn và sau đây là một số lời khuyên ABOGO giải đáp cho bạn 

Tư vấn setup khách sạn làm gì ?

Các nhà tư vấn, các công ty tư vấn có thể giúp Khách sạn của bạn giải quyết những thách thức phức tạp, thường diễn ra nhanh hơn và chính xác hơn những gì bạn có thể tự làm. Và đôi khi, chính sự tập trung và áp lực bên ngoài có thể đẩy nhanh quá trình chuyển đổi trong doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là một số cam kết chính mà các nhà tư vấn của Abogo thực hiện:

Tư vấn tài chính.

–       Các nhà tư vấn tài chính đóng góp kiến ​​thức chuyên môn về tài chính để xây dựng các mô hình tài chính cho các khách sạn, đánh giá các giao dịch mới, tạo báo cáo tài chính cho các bất động sản hiện có, phát triển các quy trình tuân thủ quy định và kiểm toán sổ sách kế toán để đảm bảo rằng mọi thứ đều rỏ ràng và minh bạch.

– Đối với các khách sạn nhỏ hơn, các nhà tư vấn tài chính cũng có thể cung cấp các dịch vụ chia nhỏ, chẳng hạn như kế toán và ghi sổ cho một số giờ làm việc nhất định mỗi tháng thay vì làm toàn thời gian. Những chuyên gia tư vấn này thường có nhiều năm kinh nghiệm làm việc tại khách sạn và có bằng cấp về kế toán.

–       Một nhà tư vấn tài chính khách sạn có thể làm việc trong các dự án như báo cáo hàng năm, kế toán phân đoạn và sổ sách kế toán, nghiên cứu khả thi tài chính cho những phát triển mới, thực hiện các phân tích thị trường chuyên sâu và hoạt động như một người hợp tác giữa ban quản lý khách sạn và chủ sở hữu các tài sản bất động sản cơ bản

Quản lý doanh thu.

–       Các nhà tư vấn quản lý doanh thu có thể độc lập hoặc là một phần của một công ty lớn hơn. Các chuyên gia tư vấn này thực hiện nhiều việc khác nhau. Từ lập kế hoạch doanh thu chiến lược cho năm tới cho đến các hoạt động quản lý. Doanh thu hàng ngày, chẳng hạn như phân tích dự báo, đặt tỷ lệ, theo dõi sự ngang bằng và báo cáo về hiệu suất doanh thu.

–       Xem xét một nhà tư vấn cho các dự án như lập kế hoạch doanh thu chiến lược, phát triển chiến lược kênh và phân phối cũng như thiết lập chiến lược giá cả.

Công nghệ thông tin.

–       Có hai lĩnh vực mà các nhà tư vấn CNTT của khách sạn cung cấp giá trị:

+  Lập kế hoạch hệ thống 

+ Thiết kế cơ sở hạ tầng

Thông qua đó cạn sẽ có thể mở rộng, an toàn và tuân thủ, cũng như bảo trì và hỗ trợ liên tục. Hay đảm bảo rằng cơ sở hạ tầng CNTT của bạn tiếp tục hoạt động như mong đợi và được nâng cấp theo theo tiêu chuẩn mới nhất.

    Tư vấn CNTT thường được tuyển dụng nhiều nhất trong thời gian mở cửa trở lại, làm mới cơ sở hạ tầng công nghệ quy mô lớn và liên tục sau khi tài sản mở cửa.

–       Một nhà tư vấn công nghệ thông tin khách sạn làm việc trên các dự án như:

+ Nâng cấp kết nối tài sản, quản lý mạng Wi-Fi

+ Duy trì an ninh mạng và nói chung là bất kỳ dự án nào liên quan đến cơ sở hạ tầng của khách sạn,…

+ Sự khác biệt chính ở đây giữa chuyên gia tư vấn công nghệ khách sạn và công nghệ thông tin khách sạn tập trung vào cơ sở hạ tầng và phần cứng, hơn là khả năng tương tác giữa phần mềm và hệ thống. Tất nhiên, có sự chồng chéo và ngoại lệ nhưng đó là sự cố chung.

Marketing

–       Một nhà tư vấn Marketing cho khách sạn xử lý tất cả các khía cạnh tiếp thị kỹ thuật số trong nỗ lực tạo nhu cầu của khách sạn.

+ Điều này bao gồm việc tạo một chiến lược được xây dựng dựa trên các mục tiêu của một sản phẩm riêng lẻ, bắt đầu từ phân khúc đối tượng và chuyển sang lựa chọn kênh, tạo bản sao quảng cáo. Và cuối cùng là thực hiện chiến lược trên tất cả các kênh đã chọn.

+ Sau đó nhà tư vấn sẽ phân tích hiệu suất và điều chỉnh chiến thuật.

+ Sau khi mỗi chiến dịch kết thúc, phân tích và thông tin chi tiết sẽ được đưa vào đợt tiếp thị tiếp theo để liên tục tối ưu hóa hiệu suất tiếp thị kỹ thuật số của khách sạn.

–       Một số nhà tư vấn Marketing (đặc biệt là các công ty lớn hơn) làm việc trên các dự án doanh thu hoàn chỉnh, kết hợp các chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số với một chiến lược quản lý doanh thu toàn diện.

+ Những người khác tập trung đặc biệt vào việc tiếp thị khách sạn của bạn trên tất cả các kênh kỹ thuật số có liên quan. Cũng như tạo ra các chương trình khuyến mãi cho các bản tin và chiến dịch khách hàng thân thiết.

+ Các dự án mục tiêu cũng là những cam kết tuyệt vời cho các nhà tư vấn tiếp thị. Điều này tập trung nỗ lực vào một kết quả cụ thể, chẳng hạn như nhận được nhiều doanh số bán hàng theo nhóm hơn cho khách sạn của bạn.

Tư vấn quản lý vận hành.

–       Các nhà tư vấn quản lý khách sạn là những cố vấn cấp cao, hỗ trợ các khách sạn trong các dự án quản lý sự thay đổi, tối ưu hóa hoạt động và nói chung là cải thiện lợi nhuận và sức khỏe tổng thể của khách sạn hoặc danh mục đầu tư.

–       Phạm vi rộng và tính chất chuyên sâu của công việc có nghĩa là các nhà tư vấn quản lý hiếm khi được nhìn thấy ở các cơ sở nhỏ hơn.

+ Đây là những khẩu súng lớn, được đưa ra để giải quyết những thách thức phức tạp và các vấn đề lớn ảnh hưởng đến hiệu suất và lợi nhuận.

–       Các dự án mà tư vấn quản lý thực hiện bao gồm phát triển chiến lược tăng trưởng, tăng cường tuyển dụng và duy trì, thâm nhập thị trường mới.

+ Bằng chiến lược tiếp cận thị trường mạnh mẽ, tăng năng suất của nhân viên. Bên cạnh đó, cần xây dựng chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số và phát triển kế hoạch hoạt động để giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

Quy trình vận hành khách sạn hiệu quả

Với mỗi một khách sạn thì quy mô cũng như hoạt động kinh doanh sẽ khác nhau. Từ đó, quá trình vận hành cũng có sự thay đổi. Tuy nhiên, hầu hết đều sẽ vận hành theo một quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Bộ phận kinh doanh khi nhận được yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng từ điện thoại, email, website hay facebook… sẽ kiểm tra tình trạng phòng vào ngày khách đặt, các dịch vụ khách muốn sử dụng đi kèm. Từ đó đưa ra quyết định ghi nhận hoặc từ chối yêu cầu. Nếu ghi nhận thì quy trình sẽ chuyển sang bước 2.

Bước 2: Đặt phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng

Sau khi nhận được thông tin về yêu cầu đặt phòng của khách từ bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân sẽ tiến hành đặt phòng, gán phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng để có thể check in thuận lợi hơn,

Bước 3: Lễ tân cập nhật chi phí phát sinh

Trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn thì bộ phận lễ tân có trách nhiệm cập nhật các chi phí phát sinh nếu khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ như spa, nhà hàng, minibar hay buồng phòng. Điều nay sẽ giúp việc thanh toán được rõ ràng, thuận lợi hơn.

Bước 4: Kiểm toán đêm

Bộ phận Tài chính – kế toán có nhiệm vụ kiểm toán đêm cuối ngày. Mục đích là để rà soát các giao dịch, doanh thu của khách sạn trong cả ngày làm việc.

Bước 5: Điều chỉnh giao dịch

Nếu việc rà soát có vấn đề thì bộ phận Tài chính-kế toán cần báo ngay cho bộ phận thu ngân để điều chỉnh kịp thời.

Bước 6: Thanh toán cho khách hàng

Bộ phận thu ngân thực hiện việc thanh toán cho khách hàng sau khi xem xét đầy đủ, chính xác các dịch vụ khách đã sử dụng trong khoảng thời gian lưu trú tại khách sạn.

Bước 7: Chuyển hóa đơn đến bộ phận kế toán

Sau khi thanh toán cho khách hàng xong, bộ phận thu ngân chuyển hóa đơn, chứng từ đến bộ phận kế toán.

Bước 8: Các bộ phận gửi chứng tứ đến kế toán

Các bộ phận như spa, nhà hàng, buồng phòng, quản lý vật tư… tổng hợp chi phí, chứng từ có liên quan đến bộ phận kế toán.

Bước 9: Bộ phận kế toán tổng hợp chứng từ

Bộ phận kế toán tổng hợp, ghi chép các chứng từ liên quan được các bộ phận khác gửi đến.

Bước 10: Bộ phận khách hàng thực hiện nhiệm vụ

Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ lưu trữ thông tin khách, có kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi khách hàng, xin ý kiến đánh giá của khách sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.