Bạn đang tìm dịch vụ vận hành khách sạn Phú Quốc để vận hành khách sạn của mình. Bài viết sau đây của Abogo Academy sẽ giúp bạn hiểu rõ về vận hành một khách sạn tại Đà Nẵng

1. Công ty quản lý,dịch vụ vận hành khách sạn là gì?

Quản lý và vận hành khách sạn được hiểu là công việc thuộc ngành quản trị khách sạn sao cho đảm bảo các hoạt động diễn ra trong khách sạn hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. Mục tiêu là mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng; trong đó vai trò của người quản lý rất quan trọng.

Quản lý và vận hành khách sạn là việc tổ chức, quản lý tất cả  các hoạt động trong khách sạn để chúng vận hành thật trơn tru, hiệu quả đem lại hiệu quả về kinh doanh một cách tối ưu nhất và tiết kiếm chi phí nhất.

2. Vì sao nên quản lý, vận hành khách sạn ?

Một trong những lợi thế của việc thuê công ty quản lý khách sạn đó là chất lượng cao của đội ngũ quản lý khách sạn. Các chuyên gia quản lý khách sạn trong công ty này được đào tạo rất tốt và có sẵn sàng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Họ sở hữu các kỹ năng và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý khách sạn, bao gồm cả các loại khu nghỉ dưỡng, resort, villas, và nhiều lĩnh vực khác.

Điểm mạnh nổi bật của đội ngũ này là sự đa dạng về kinh nghiệm quốc tế và trong nước, tích lũy được trong nhiều năm. Họ luôn duy trì tư duy kinh doanh sáng tạo và thường xuyên cập nhật phong cách quản lý chuyên nghiệp, nhạy bén để đáp ứng mọi nhu cầu của các đối tác kinh doanh.

Các nhà quản lý xuất sắc này không chỉ đảm nhiệm vai trò quản lý mà còn đóng vai trò ngoại giao, đại diện cho khách sạn trong việc tổ chức, điều hành và giám sát các hoạt động của khách sạn. Điều này giúp đảm bảo rằng khách sạn hoạt động hiệu quả và thu hút nhiều khách hàng, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Bật mí quy trình Dịch vụ vận hành khách sạn Phú Quốc

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Bộ phận kinh doanh khi nhận được yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng từ điện thoại, email, website hay facebook… sẽ kiểm tra tình trạng phòng vào ngày khách đặt, các dịch vụ khách muốn sử dụng đi kèm. Từ đó đưa ra quyết định ghi nhận hoặc từ chối yêu cầu. Nếu ghi nhận thì quy trình sẽ chuyển sang bước 2.

Bước 2: Đặt phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng

Sau khi nhận được thông tin về yêu cầu đặt phòng của khách từ bộ phận kinh doanh, bộ phận lễ tân sẽ tiến hành đặt phòng, gán phòng và cập nhật hồ sơ khách hàng để có thể check in thuận lợi hơn,

Bước 3: Lễ tân cập nhật chi phí phát sinh

Trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn thì bộ phận lễ tân có trách nhiệm cập nhật các chi phí phát sinh nếu khách có nhu cầu sử dụng thêm dịch vụ như spa, nhà hàng, minibar hay buồng phòng. Điều nay sẽ giúp việc thanh toán được rõ ràng, thuận lợi hơn.

Bước 4: Kiểm toán đêm

Bộ phận Tài chính – kế toán có nhiệm vụ kiểm toán đêm cuối ngày. Mục đích là để rà soát các giao dịch, doanh thu của khách sạn trong cả ngày làm việc.

Bước 5: Điều chỉnh giao dịch

Nếu việc rà soát có vấn đề thì bộ phận Tài chính-kế toán cần báo ngay cho bộ phận thu ngân để điều chỉnh kịp thời.

Bước 6: Thanh toán cho khách hàng

Bộ phận thu ngân thực hiện việc thanh toán cho khách hàng sau khi xem xét đầy đủ, chính xác các dịch vụ khách đã sử dụng trong khoảng thời gian lưu trú tại khách sạn.

Bước 7: Chuyển hóa đơn đến bộ phận kế toán

Sau khi thanh toán cho khách hàng xong, bộ phận thu ngân chuyển hóa đơn, chứng từ đến bộ phận kế toán.

Bước 8: Các bộ phận gửi chứng tứ đến kế toán

Các bộ phận như spa, nhà hàng, buồng phòng, quản lý vật tư… tổng hợp chi phí, chứng từ có liên quan đến bộ phận kế toán.

Bước 9: Bộ phận kế toán tổng hợp chứng từ

Bộ phận kế toán tổng hợp, ghi chép các chứng từ liên quan được các bộ phận khác gửi đến.

Bước 10: Bộ phận khách hàng thực hiện nhiệm vụ

Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ lưu trữ thông tin khách, có kế hoạch chăm sóc, thăm hỏi khách hàng, xin ý kiến đánh giá của khách sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

Chi phí vận hành khách sạn Phú Quốc ra sao?

Tùy vào quy mô cũng như quy trình vận hành của từng khách sạn mà chi phí vận hành cũng sẽ có sự biến đổi. Thông thường, chi phí vận hành khách sạn có 2 loại: chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định

Đây là loại chi phí không bị ảnh hưởng bởi biến đổi trong doanh thu hay vấn đề nào khác. Ví dụ như tiền đất, tiền lương nhân viên, tiền truyền hình cáp, chi phí kiểm toán, các loại phí bảo trì cố định hàng năm,…

Trong chi phí cố định có bao gồm 1 loại chi phí dự trù. Đó là chi phí cần thiết để duy trì sự vận hành của khách sạn. Cụ thể đó chính là chi phí cho địa điểm xây dựng, chi phí xây dựng cơ sở hạ tầng, chi phí cho các đồ nội thất, ngoại thất và các trang thiết bị trong phòng khách sạn, hay chi phí cho truyền thông để quảng bá hình ảnh của khách sạn.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là các chi phí mà khách sạn phải điều chỉnh tùy thuộc vào sự biến đổi của doanh thu hoặc khối lượng công việc kinh doanh của họ. Khi doanh thu tăng, chi phí biến đổi cũng tăng theo, và khi doanh thu giảm, chi phí biến đổi sẽ giảm đi.

Ví dụ về các khoản chi phí biến đổi bao gồm tiền thực phẩm và đồ uống, chi phí trang trí sự kiện, chi phí cho văn phòng phẩm, hoa hồng cho đội ngũ bán hàng, tiền cho các trang thiết bị và vật dụng trong phòng khách sạn, và chi phí vận hành bộ phận giặt là.

Để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh của khách sạn, việc thiết lập và duy trì một quy trình vận hành chuẩn rất quan trọng. Điều này cần được kết hợp với có một đội ngũ nhân viên có năng lực và lòng nhiệt thành cao. Điều này không chỉ đảm bảo sự thành công của khách sạn mà còn giúp xây dựng thương hiệu mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.