Đăng bởi
Maithao
21/10/2023
NHÂN VIÊN THU MUA LÀ GÌ? CHÌA KHÓA ĐỂ TỐI ƯU CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP
Nhân viên thu mua `là gì? Nhân viên thu mua không chỉ đòi hỏi sự am hiểu vững về thị trường mà còn yêu cầu kỹ năng đàm phán, phân tích tài chính và tạo ra các mối quan hệ đối tác bền vững. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về nhân viên thu mua là gì và những kỹ năng cần có ở một nhân viên thu mua trong nhà hàng, khách sạn. Hãy cùng Abogo Academy tìm hiểu nhé!
Nhân viên thu mua là gì?
Nhân viên thu mua hay còn được gọi là nhân viên mua hàng, là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và đảm bảo nguồn nguyên liệu của doanh nghiệp luôn được duy trì trong trạng thái đầy đủ và có sẵn để sử dụng bất cứ lúc nào.
Công việc của họ liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận nguyên liệu đầu vào. Do đó, tính tỉ mỉ và sự chính xác cao là yếu tố quan trọng trong công việc của nhân viên thu mua. Ngoài ra, họ cũng phải tìm kiếm các nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng của các sản phẩm.
Mô tả công việc nhân viên thu mua
Nhân viên thu mua là những người này đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo nguồn hàng hóa, đúng chất lượng và giá cả hợp lý. Bạn đã hiểu rõ nhân viên thu mua là gì ở phần trên. Vậy hãy cùng tìm hiểu chi tiết công việc của một nhân viên thu mua để hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của họ trong nhà hàng, khách sạn nhé!
Thực hiện việc tìm kiếm, đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp
- Thực hiện việc tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên liệu mới cho nhà hàng, khách sạn theo tiêu chuẩn giá cạnh tranh, đảm bảo chất lượng hàng hóa, đáp ứng thời gian giao hàng nhanh, hỗ trợ dịch vụ sau giao hàng,…
- Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng yêu cầu về hàng hóa cần mua.
- Trình bày hồ sơ chi tiết về thông tin của các nhà cung cấp để cấp trên xem xét và phê duyệt.
- Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ đánh giá các nhà cung cấp theo quy định.
- Theo dõi thường xuyên để đánh giá và cập nhật tình hình hoạt động của các nhà cung cấp, đảm bảo rằng họ đáp ứng được tiêu chuẩn theo yêu cầu.
Thực hiện công tác khảo sát giá cả hàng hóa
- Thực hiện theo quy định phối hợp với các bộ phận và kiểm soát chi phí tiến hành khảo sát giá các sản phẩm thường xuyên biến động giá cả.
- Lập bảng báo cáo chi tiết để trình quản lý.
- Chủ động tiếp xúc với các nhà cung cấp liên quan để cập nhật thông tin chính xác và đầy đủ về sự biến động giá cả của các mặt hàng so với thị trường.
Quy trình mua hàng hóa
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn. Tiến hành phân tích, xác định rõ yêu cầu và nhu cầu mua. Cụ thể bao gồm loại hàng, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và tạo đơn hàng.
- Liên lạc với nhà cung cấp để đặt hàng các loại hàng, đề nghị tạm ứng mua hàng khi cần thiết.
- Theo dõi quá trình giao nhận hàng từ nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan trong nhà hàng. Kiểm tra chất lượng, số lượng và các tiêu chuẩn hàng hóa so với yêu cầu.
- Ngay lập tức thông báo cho Trưởng bộ phận thu mua nếu có bất kỳ sự thiếu hụt nào về số lượng hoặc chất lượng của hàng hóa được giao.
- Tiếp nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và chuyển chúng cho bộ phận kế toán mua hàng.
- Gửi thông tin về việc nhập hàng cho các bộ phận liên quan để tiến hành tiếp nhận hàng theo quy định.
- Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa để đánh giá các nhà cung cấp.
- Lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng và mua hàng từ các nhà cung cấp. Báo cáo cho cấp trên nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh hoặc thay đổi thích hợp.
Mua trực tiếp các mặt hàng phát sinh
- Nhân viên thu mua sẽ tiến hành mua trực tiếp các mặt hàng khi không tìm thấy nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cấp không giao hàng.
- Hằng tuần làm báo cáo về các mặt hàng cần mua bổ sung và trình lên cấp quản lý.
- Đề xuất các giải pháp liên quan để tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu quả công việc.
Một số công việc khác
- Đảm nhận việc kiểm soát biên lai hàng hóa bằng cách ghi rõ tên nhà cung cấp, số biên lai, ngày nhận hàng và số lượng hàng vào sổ tiếp nhận.
- Theo dõi giá bán và tình trạng tồn kho của các hàng hóa đặc thù.
- Báo cáo và cung cấp tư vấn cho Trưởng bộ phận để quyết định việc đặt hàng.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo từ cấp trên.
Những kỹ năng cần có ở một nhân viên thu mua là gì?
Khi bước chân vào lĩnh vực thu mua, các doanh nghiệp không chỉ đòi hỏi sự am hiểu về thị trường hàng hóa mà còn yêu cầu những kỹ năng chuyên môn vượt trội. Vậy những kỹ năng cần có ở một nhân viên thu mua là gì? Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết mà nhân viên thu mua cần có để hoàn thành tốt công việc của mình.
Kỹ năng quản lý thời gian và cập nhật liên tục
Nhân viên thu mua phải đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian. Bởi vì nếu hàng hóa giao trễ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của mọi người. Điều này cũng đồng nghĩa với việc chất lượng công việc có thể không đạt được mức cao như mong đợi.
Ngoài ra, việc cập nhật thông tin liên tục về thị trường cũng là một yếu tố quan trọng. Điều này đòi hỏi nhân viên mua hàng phải thường xuyên tham gia các sự kiện, hội chợ để kết nối với các nhà cung ứng mới, mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ
Nhân viên thu mua phải làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp nên họ cần có kỹ năng giao tiếp thành thạo là một yếu tố quyết định. Kỹ năng này giúp nhân viên thu mua dễ dàng thương lượng về giá cả cũng như các chính sách ưu đãi từ nhà cung cấp, mang lại lợi ích về mặt tài chính cho công ty.
Ngoài ra, công việc của nhân viên thu mua đòi hỏi tương tác với nhiều bộ phận trong công ty cũng như các đối tác bên ngoài. Do đó, việc xây dựng các mối quan hệ tích cực và thân thiện là cực kỳ quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo sự hỗ trợ từ nhiều phía và giúp công việc diễn ra một cách suôn sẻ hơn.
Kỹ năng phân tích và ra quyết định
Với nhiều lựa chọn từ các nhà cung cấp, việc chọn ra đơn vị phù hợp với công ty yêu cầu bạn phải khả năng phân tích tốt. Việc áp dụng kỹ năng phân tích sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định chính xác. Ngoài ra, cần cân nhắc các yếu tố khác như mục tiêu của công ty và hình ảnh thương hiệu để đưa ra quyết định cuối cùng.
Kỹ năng đàm phán tốt
Nhân viên thu mua có kỹ năng đàm phán sẽ đem lại giá trị lớn cho doanh nghiệp. Đàm phán không chỉ mang lại lợi ích về mặt tài chính mà còn giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu và yêu cầu của nhà cung cấp. Khi bạn đã nắm vững thông tin về yêu cầu của đối tác, quá trình thương lượng trở nên suôn sẻ hơn.
Cơ hội nghề nghiệp của nhân viên thu mua
Bạn đã hiểu rõ nhân viên thu mua là gì và công việc của họ ở mỗi khách sạn, nhà hàng là như thế nào. Hiện nay, nhu cầu về việc thu mua hàng hóa tại các doanh nghiệp rất cao và đòi hỏi sự tập trung vào chất lượng. Thực hiện quy trình thu mua thành công cũng là một cách để doanh nghiệp có thể tạo ra ưu thế so với các đối thủ cạnh tranh.
Tất cả các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh đều cần những nhân viên thu mua chuyên nghiệp nhằm giảm thiểu chi phí đầu vào và tăng cường lợi nhuận. Với nền kinh tế đang có nhiều biến đổi và cạnh tranh gay gắt trên thị trường thì vị trí nhân viên thu mua ngày càng quan trọng hơn.
Mức lương của nhân viên thu mua
Như vậy bạn đã biết nhân viên thu mua là gì cũng như những công việc cụ thể của bộ phận này. Vậy mức lương bạn có thể nhận được cho vị trí này là bao nhiêu?
Mức lương của nhân viên thu mua thường được xác định dựa trên nhiều yếu tố như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và quy mô của nhà hàng, khách sạn. Ngoài ra, nhân viên thu mua có thể nhận được các khoản thưởng hoặc phụ cấp đi kèm để đánh giá và thúc đẩy hiệu quả công việc của họ.
Hiện tại, mức lương của nhân viên thu mua làm việc trong các nhà hàng, khách sạn dao động từ 5 đến 8 triệu đồng 1 tháng. Họ cũng được hưởng đầy đủ các chính sách và chế độ đãi ngộ theo quy định của công ty.
Hy vọng qua bài viết này, Abogo Academy đã giúp bạn hiểu rõ hơn về nhân viên thu mua là gì và những kỹ năng cần có ở một nhân viên thu mua trong nhà hàng, khách sạn. Họ là những nhà đàm phán linh hoạt, tìm kiếm những nguồn cung cấp đáng tin cậy và xây dựng mối quan hệ đối tác mạnh mẽ. Nhân viên thu mua góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh ngày nay.
