Night Auditor là gì? 

Night Auditor là kiểm toán đêm, một công việc thuộc khối Tài chính- kế toán. Nhưng thay vì làm việc trong phòng kế toán, họ sẽ làm ở khu vực tiền sảnh của khách sạn. Nhiệm vụ của một Night Auditor là kiểm toán, thống kê, tổng hợp mọi hoạt động, giao dịch của khách sạn trong ngày để gửi lên quản lý. Qua đó, kiểm toán có thể đánh giá được hoạt động tài chính trong khách sạn và giúp cho việc kinh doanh ổn định, hiệu quả cao.

Night Auditor là nhân viên kiểm toán đêm trong khách sạn 

Night Auditor- Mô tả cụ thể công việc

Kiểm tra tình trạng hiện tại của khách sạn 

• Đối với khách đến dự kiến: Nhân viên sẽ kiểm tra lại khách thực sự check- in chưa, nếu phần mềm thông báo khách hàng thực tế đã nhận phòng trong ngày.
•  Đối với khách rời dự kiến: Trường hợp có phòng check- out chưa đúng quy định của khách sạn. Nhân viên sẽ kiểm tra khách hàng có nhu cầu gia hạn thời gian lưu trú thêm hay không. Nếu có, cần sửa đổi ngày gia hạn theo yêu cầu của khách. 
• Đối với sleep- skip: Sleep- khách hàng chưa check- out nhưng bộ phận lễ tân đã báo khách đã check- out. Còn skip là tình trạng khách đã check- out rồi nhưng nhân viên không thực hiện check- out cho khách trên hệ thống. Gặp trường hợp này, Night Auditor cần kiểm tra thông tin và đưa về tình trạng thống nhất. 
• Đối với khách chưa check- in: Nếu đảm bảo khách hàng vẫn đến thì giữ nguyên tình trạng phòng cho khách. Còn nếu không thì lập tức hủy phòng. 
• Đối với khách No Show (không đến): Lễ tân ca sáng làm việc với bộ phận Đặt phòng để liên hệ xác nhận với khách. 

Trước tiên, kiểm tra tình trạng của khách sạn 

Thu thập, cập nhập chi phí và điều chỉnh hóa đơn 

• Thu nhập hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự số phòng.
• Cập nhật, in ấn và lưu trữ chi phí điện thoại khách hàng  đã sử dụng trong ngày.
• Hệ thống các hóa đơn, chi tiêu vào tài khoản nợ của khách trước khi lưu trữ.
• Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn và kiểm tra chữ ký của khách trên tổng hóa đơn nội bộ.

Thu thập hóa đơn, cập nhật các chi phí 

Kiểm tra giới hạn nợ dành cho khách hàng 

Mỗi khách sạn đều có những quy định giới hạn nợ với mỗi tài khoản khách hàng lưu trú. Nhằm đảm bảo các chi phí của khách luôn nằm trong giới hạn được cho phép. Tránh tối đa tình trạng khách rời đi khi vẫn chưa thanh toán. Những khách hàng có số tiền nợ vượt quá giới hạn. Night Auditor cần thông báo với Trưởng bộ phận Tiền sảnh và khách để giải quyết.

Đóng ngày 

Khi đã hoàn thành các bước trên đây, nhân viên Night Auditor sẽ đóng ngày hiện tại để chuyển sang ngày mới và lưu trữ dữ liệu vào hệ thống của khách sạn.

Chuẩn bị hóa đơn cho khách hàng check- in ngày hôm sau 

• Lập, chuyển hóa đơn cho khách hàng trả phòng nhanh.
• Xác định các khoản chi phí khách tự chi, trả.
• Tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán.
• Lập danh sách số lượng khách dự kiến sẽ check- in ngày hôm sau.

Night Auditor làm việc với khách hàng 

In tất cả các báo cáo, khóa sổ thông tin ngày làm việc

• Lập báo cáo tổng các doanh thu trong ngày.
• Lập báo cáo tổng các chi phí bộ phận Tiếp tân trong ngày.
• Lập báo cáo công suất phòng được phục vụ.
• Lập báo cáo khách check-in và check-out ngày hôm sau.
• Lập báo cáo các sự cố trong khách sạn và hướng giải quyết, xử lý. 
• Lập danh sách cho các sự kiện sẽ diễn ra trong ngày hôm sau.

Lương của Night Auditor

Bật mí thu nhập của một Night Auditor