Đăng bởi
Maithao
06/11/2023
PMS LÀ GÌ? CÔNG CỤ QUẢN LÝ MANG LẠI HIỆU QUẢ VƯỢT TRỘI CHO KHÁCH SẠN
PMS là gì? Khi nói đến hoạt động vận hành một khách sạn, việc quản lý thông tin và các hoạt động hàng ngày là một thách thức không hề nhỏ. Để giải quyết vấn đề này, hệ thống quản lý PMS đã trở thành một công cụ quan trọng không thể thiếu trong ngành công nghiệp khách sạn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về PMS là gì và những tính năng tiện lợi mà PMS mang lại cho hệ thống quản lý của khách sạn. Hãy cùng Abogo Academy tìm hiểu nhé!
PMS là gì?
PMS là gì? Property Management System – PMS là một phần mềm được sử dụng để quản lý thông tin liên quan đến hoạt động của một khách sạn. Thông qua PMS, các bộ phận trong khách sạn có thể tối ưu hóa cả hoạt động vận hành và kinh doanh.
PMS là một giải pháp công nghệ giúp cải thiện đáng kể hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Nó hoạt động như một trung tâm điều hành thông tin, quản lý mọi khía cạnh từ tổng thể đến chi tiết của hoạt động khách sạn. Ví dụ như điều phối đặt phòng, nhận và trả phòng, quản lý thông tin về khách hàng lưu trú, quản lý hóa đơn, thanh toán,… Hơn nữa, hệ thống PMS có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý riêng của từng khách sạn.
Một số loại phần mềm PMS trong khách sạn
Bạn đã hiểu rõ hệ thống PMS là gì ở phần trên. Ngành công nghiệp khách sạn đang trở nên ngày càng cạnh tranh hơn, đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng công nghệ hiện đại để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình. Một phần quan trọng của việc này là sử dụng các hệ thống quản lý PMS tiên tiến giúp tăng hiệu suất và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Hãy cùng khám phá và tìm hiểu về những loại PMS phổ biến và tiêu biểu trong ngành khách sạn.
On-premise PMS hay PMS cục bộ
On-premise PMS là gì? Hệ thống quản lý on-premise hay server-based PMS là một giải pháp quản lý dữ liệu được lưu trữ tại cục bộ khách sạn. Để triển khai PMS cục bộ, cần phải có một đội ngũ IT để thực hiện việc vận hành, bảo trì và nâng cấp chức năng của hệ thống. Đồng thời, cần một không gian để cài đặt máy trạm, trung tâm dữ liệu và các thiết bị lưu trữ dự phòng.
Hybrid cloud hotel PMS – PMS “lai” công nghệ đám mây
Với các phần mềm này, người dùng có thể truy cập thông qua trình duyệt web trên các thiết bị của mình. Điều này có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ hoặc có thể truy cập từ xa. Tuy nhiên, một số tính năng cụ thể chỉ có sẵn trên nền tảng chính của phần mềm.
Cloud-based PMS hay PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây
PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được cài đặt tự động, linh hoạt và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào kết nối Internet. Những tính năng ưu việt của PMS dựa trên đám mây giúp tiết kiệm chi phí vận hành đội ngũ IT, đồng thời cung cấp khả năng quản lý linh hoạt từ xa. Hơn nữa, bạn có thể mở rộng quy mô khách sạn dễ dàng và với mức chi phí thấp hơn so với hệ thống cục bộ.
Hiện nay, hầu hết các khách sạn đang chuyển đổi sang sử dụng PMS dựa trên công nghệ điện toán đám mây do những lợi ích vượt trội mà nó mang lại so với các hệ thống quản lý truyền thống.
Phân biệt Local PMS và Cloud-based PMS
Ở phần trên, bạn đã hiểu được PMS là gì và một số loại phần mềm PMS trong khách sạn. Trên hành trình không ngừng phát triển của ngành khách sạn, việc lựa chọn PMS phù hợp là một quyết định chiến lược quan trọng. Cả hai lựa chọn Local PMS và Cloud-based PMS đều mang lại những ưu điểm và tính năng riêng biệt. Hãy cùng tìm hiểu về những đặc điểm nổi bật của cả hai loại PMS này trong bảng dưới đây.
| Local PMS | Cloud-based PMS | |
| Sử dụng | Chủ khách sạn cần chuẩn bị phần cứng và cài đặt phần mềm tương ứng. | Chủ khách sạn cần đăng ký thuê bao để sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. |
| Kết nối Internet | Không yêu cầu. | Cần đường truyền internet với tốc độ cao và ổn định. |
| Hệ thống và quyền truy cập | Phần mềm quản lý khách sạn và dữ liệu được triển khai trên một máy chủ. |
|
| Nhân viên IT | Yêu cầu một nhân viên IT có kiến thức vững về hệ thống máy chủ và máy trạm. | Không yêu cầu. |
| Ưu điểm |
|
|
| Nhược điểm |
|
|
| Xu hướng | Cách tiếp cận truyền thống. | Cách tiếp cận công nghệ hiện đại cho hiện tại và tương lai. |
Những tính năng của PMS trong khách sạn là gì?
Hệ thống PMS trong ngành khách sạn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất cho khách hàng. Bạn đã hiểu rõ PMS là gì ở phần trên. Vậy những tính năng của PMS trong khách sạn là gì? Hãy cùng tìm hiểu những tính năng quan trọng mà PMS mang lại để cải thiện hiệu suất và tiết kiệm nguồn lực trong quá trình hoạt động của khách sạn.
Giao diện bắt mắt, tiện dụng
Giao diện của hệ thống PMS được thiết kế một cách bắt mắt. Các tính năng ưu việt cho phép thao tác dễ dàng trên các thiết bị điện tử thông minh chỉ cần kết nối Internet. Các chức năng được sắp xếp một cách hợp lý giúp người dùng sử dụng dễ dàng.
Tích hợp đa dạng các tính năng
Phần mềm quản lý PMS tích hợp nhiều chức năng và phòng ban khác nhau, giúp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh quan trọng. Bao gồm quản lý số lượng phòng đặt, quản lý nhân viên, ghi chú yêu cầu/lịch sử/thông tin về khách hàng, kế toán, quản lý thu chi… Tất cả dữ liệu này sẽ được đồng bộ hóa tại một máy chủ, mang lại cái nhìn toàn diện và tổng quan về tình hình kinh doanh cho quản lý.
Độ chính xác cao
Mỗi ngày, có nhiều khách lẻ và đoàn khách đến khách sạn. Với phần mềm quản lý khách sạn PMS, nó sẽ giúp bạn tính toán chính xác các chỉ số kinh doanh cụ thể, đặc biệt là lượng khách và thông tin về việc sử dụng các dịch vụ. Từ đó, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc nhân viên gây thiếu sót hoặc tổn thất. Dữ liệu cũng được xử lý và trình bày dưới dạng báo cáo trực quan và rõ ràng.
Quản lý từ xa dễ dàng và hiệu quả
Với nhiều bộ phận và phòng ban với hàng loạt công việc khác nhau, việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả tại mỗi khách sạn không phải là điều đơn giản. Bằng cách áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào quản lý kinh doanh khách sạn, nhà quản lý có thể truy cập vào phần mềm bất kỳ lúc nào, bất kỳ đâu. Nó cho phép quản lý từ xa chỉ cần có thiết bị có kết nối Internet. Ứng dụng sẽ gửi thông báo về mọi giao dịch tại khách sạn đến máy của nhà quản lý.
Tiết kiệm thời gian và nguồn lực tài chính
Việc tối ưu hóa thông tin nhanh chóng giúp các bộ phận phối hợp một cách hiệu quả và mượt mà hơn. Điều này đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh lưu trú từ xa được thực hiện một cách hiệu quả, giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết cho quản lý và vận hành.
Việc nhập dữ liệu thủ công trên Excel hoặc bằng giấy gây tốn thời gian, công sức và nguồn nhân lực. Do đó, hệ thống PMS sẽ giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Công việc quản lý và điều phối đến các bộ phận cũng diễn ra nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Theo dõi giá cả và tình trạng phòng từ các kênh đặt phòng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Vì sao cần sử dụng hệ thống PMS trong quản lý khách sạn
Bạn đã hiểu rõ hệ thống PMS là gì? Vậy hệ thống PMS mang lại lợi ích gì trong quản lý khách sạn và tại sao phải sử dụng chúng. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Hiện nay, các khách sạn không ngừng mở rộng quy mô và cải thiện cả số lượng lẫn chất lượng các dịch vụ. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải có phương pháp và phương thức quản lý chúng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.
Hệ thống quản lý PMS thường tích hợp nhiều chức năng khác nhau để phục vụ cho các bộ phận khác nhau trong khách sạn. Đồng thời, nó giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, PMS còn giúp khách sạn tránh mất mát tài sản, đơn giản hóa và đồng bộ hóa việc quản lý các bộ phận trong khách sạn trên cùng một hệ thống.
Hy vọng qua bài viết này, Abogo Academy đã giúp bạn hiểu rõ hơn về PMS là gì và những tính năng tiện lợi mà PMS mang lại cho hệ thống quản lý của khách sạn. Từ việc tối ưu hóa hoạt động vận hành đến cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, PMS đã trở thành một phần không thể thiếu của ngành công nghiệp khách sạn ngày nay.
