Pre-Opening là gì? Pre Opening là giai đoạn chuẩn bị cho các hoạt động trước khai trương của một khách sạn hoặc nhà hàng. Giai đoạn này là một phần quan trọng của quá trình phát triển và vận hành khách sạn. Thời gian này đòi hỏi chủ đầu tư phải thực hiện các công việc một cách tỉ mỉ và chi tiết để doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hiệu quả.

• Lập kế hoạch ngân sách cho việc mua sắm các thiết bị cần thiết, đồ dùng trang trí như nội thất, thiết bị buồng phòng, không gian tiền sảnh,… 
• Lên ngân sách cho các công tác quảng cáo, marketing, truyền thông thương hiệu. 
• Ngoài ra, chủ đầu tư phải dự tính được chi phí thuê văn phòng, tuyển dụng và đào tạo, lương thưởng cho nhân sự để hoạt động sau khai trương được diễn ra suôn sẻ.

Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự và thiết lập quy trình làm việc là một phần quan trọng trong giai đoạn pre opening. Giám đốc khách sạn cùng với các quản lý cấp cao sẽ tiến hành cuộc họp để quyết định cơ cấu tổ chức nhân sự cho toàn bộ khách sạn. Mỗi bộ phận sẽ được xác định với số lượng nhân viên, chức vụ và mức lương cụ thể.

• Xác định mức lương cơ bản, các phụ cấp và thưởng theo từng vị trí công việc
• Lập quy định về thưởng dựa trên service charge
• Xác định ngày nghỉ và các chế độ đãi ngộ tương ứng cho từng cấp bậc nhân sự…

• Chuẩn bị thông tin và tài liệu tuyển dụng: JD, thông báo tuyển dụng, thư mời phỏng vấn, phiếu đánh giá ứng viên
• Xác định phương thức tuyển dụng
• Xác định thời gian và lịch trình tuyển dụng
• Xác định kinh phí tuyển dụng
• Phân công nhiệm vụ cho nhân sự tham gia vào quá trình tuyển dụng

  

• Xây dựng chương trình đào tạo chuẩn cho từng bộ phận. Sau đó lên kế hoạch đào tạo cho từng vị trí công việc cụ thể
• Lập lộ trình triển khai đào tạo và địa điểm đào tạo. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức đào tạo. Chọn giảng viên hoặc đội ngũ đào tạo phù hợp
• Tiến hành đào tạo
• Kiểm tra và đánh giá quy trình làm việc của từng bộ phận. Phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc điểm yếu trong quy trình làm việc

• Đảm bảo có giấy phép hoạt động của khách sạn
• Xử lý các giấy phép cần thiết cho các ngành nghề và dịch vụ khác trong khách sạn, như spa, nhà hàng, quán bar, v.v.
• Lập hợp đồng lao động, hợp đồng bảo dưỡng, và hợp đồng kinh tế với các đối tác liên quan
• Mua bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm lao động cho khách sạn

  

• Tạo một trang web chuyên nghiệp cho khách sạn và chuẩn bị tài liệu quảng cáo, hình ảnh, và video để quảng bá khách sạn.
• Xác định giá cước cho các dịch vụ và chế độ bán hàng
• Nghiên cứu và phân tích thị trường
• Xây dựng kế hoạch truyền thông thương hiệu để tạo sự nhận diện cho khách sạn và thu hút khách hàng
• Lập kế hoạch tài chính chi tiết để quản lý nguồn lực tài chính của khách sạn trong giai đoạn Pre opening.
• Xác định nhu cầu nhân sự, tuyển dụng và đào tạo nhân viên để chuẩn bị cho hoạt động khai trương.
• Đặt ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho khách sạn

• Xác định ngày và giờ phù hợp.
• Mời các khách hàng quan trọng như đối tác và những người có uy tín trong ngành khách sạn.
• Lập kế hoạch truyền thông cụ thể.
• Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.
• Cung cấp thực đơn đa dạng và chất lượng, phù hợp với sở thích của khách.
• Cung cấp dịch vụ giải trí đa dạng và hấp dẫn.
• Lắng nghe và thu thập ý kiến phản hồi từ sự kiện khai trương.