Đăng bởi
Maithao
31/10/2023
KHÁM PHÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP VÀ HOÀN HẢO NHẤT
Quy trình tổ chức sự kiện không phải là một công việc dễ dàng. Tuy nhiên, với những bước đi đúng đắn và quyết tâm thì mỗi sự kiện đều sẽ trở nên thành công rực rỡ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện và những yếu tố quan trọng cần phải chú ý trong khi thực hiện quy trình này. Hãy cùng Abogo Academy tìm hiểu nhé!
Quy trình tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quy trình thực hiện các công việc liên quan đến sự kiện nhằm đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo và để lại ấn tượng tích cực. Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều giai đoạn từ việc nảy ra ý tưởng cho sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc.
Ngày nay, tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần truyền đạt thông điệp mà còn thể hiện hình ảnh về sản phẩm mới, tổ chức lễ hội hoặc mang tính cộng đồng. Việc lựa chọn các yếu tố sáng tạo và phù hợp để truyền đạt thông điệp và tạo kết nối với khách mời đang trở thành một phần quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện hiện nay.
Các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Mỗi sự kiện được tổ chức mang trong mình một thông điệp riêng biệt. Tuy nhiên, để thực hiện một sự kiện thành công không chỉ đòi hỏi sự sáng tạo mà còn là một quy trình kỹ lưỡng và chặt chẽ. Hãy cùng tìm hiểu các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo rằng mỗi bước đều được chuẩn bị với sự hoàn hảo nhất.
Xác định mục đích của sự kiện
Sự kiện được định nghĩa cho một tập hợp các hoạt động hướng tới việc tập trung đông đảo công chúng và được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực như các sự kiện kinh doanh, các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, buổi họp báo, sự kiện dành cho khách hàng,…
Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng biệt. Đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phải xác định rõ cốt lõi của sự kiện và các công việc cần thực hiện:
- Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP,…).
- Đối tượng khách mời và số lượng.
- Thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt đến công chúng là gì?
- Dự toán ngân sách là bao nhiêu?
- Sự kiện sẽ được tổ chức tại đâu?
- Chủ đề của sự kiện là gì?
Phát triển ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong quy trình tổ chức sự kiện, việc tạo ra ý tưởng chính đóng vai trò quan trọng, là điểm mấu chốt mang lại tính độc đáo cho sự kiện. Điều này yêu cầu sự am hiểu sâu rộng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng như mục tiêu mà sự kiện hướng tới.
Ở giai đoạn này, người tổ chức cần phải suy nghĩ một cách linh hoạt và phân tích kỹ lưỡng các ý tưởng. Sau đó, lựa chọn phương án phù hợp nhất và phân chia chúng thành các mảng chi tiết. Sự sáng tạo là một yếu tố quan trọng để tạo ra chương trình độc đáo và nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
Việc tránh sự trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện là một điều cực kỳ quan trọng. Điều này có tác động lớn đến chất lượng và danh tiếng của sự kiện cũng như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự thực hiện
Một phần quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là phân chia công việc thành các lĩnh vực chuyên môn khác nhau bao gồm thiết kế (đồ họa, trình diễn, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (điều hành các giao dịch tài chính, quản lý hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Mỗi vị trí trong các lĩnh vực này đều cần được tuyển chọn kỹ lưỡng và đảm bảo phù hợp với yêu cầu cụ thể.
Thực hiện theo kế hoạch
Mỗi phòng ban cần tuân thủ nguyên tắc và quy trình đã được xác định từ trước trong quy trình tổ chức sự kiện. Các bộ phận cần chịu trách nhiệm riêng biệt để đảm bảo tiến độ tổng thể và tương tác một cách linh hoạt, hỗ trợ nhau khi cần thiết.
Chuẩn bị và triển khai
Một trong những giai đoạn tốn nhiều thời gian nhất và mang tính quyết định đối với sự thành công của sự kiện là giai đoạn chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hoàn thiện các công đoạn dưới đây và tiến hành chạy thử ít nhất 1-2 lần. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, cần ngay lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và tiếp tục kiểm tra cho đến khi chương trình diễn ra một cách suôn sẻ và mượt mà.
- Thiết kế và chuẩn bị banner, standee, frame, background, backdrop, trình diễn, văn bản và hình ảnh để phục vụ cho khách mời trong sự kiện.
- Chuẩn bị trang phục.
- Gửi thiệp mời và đăng thông báo.
- Thuê các thiết bị hỗ trợ.
- Thuê MC, PG.
- Thuê đội múa hoặc nghệ sĩ biểu diễn mở màn.
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Tổ chức sự kiện
Người đứng đầu bộ phận điều phối sẽ hướng dẫn và giám sát nhân viên dựa trên phân công đã được quy định trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi giai đoạn phải được theo dõi, kiểm tra theo danh sách và lịch trình của chương trình.
Trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải ngay lập tức tập trung nhóm và giải quyết tình huống một cách nhanh chóng và linh hoạt.
Kết thúc chương trình
Sau khi chương trình đã kết thúc, các bộ phận có liên quan tiến hành thu gom trang thiết bị, xử lý các thiết bị đã thuê và dọn dẹp hiện trường, đảm bảo sự gọn gàng, sạch sẽ.
Đánh giá và rút kinh nghiệm
Các bộ phận cần tổng hợp, báo cáo mức độ hoàn thành nhiệm vụ trong quá trình diễn ra sự kiện, bao gồm cả giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Từ đó, rút ra những kinh nghiệm quý báu để cải thiện và làm cho quy trình tổ chức sự kiện trở nên càng chuyên nghiệp hơn.
Mục đích của quy trình tổ chức sự kiện
Đằng sau mỗi sự kiện là mục tiêu, mong muốn rõ ràng, mang đến một trải nghiệm đặc biệt và ý nghĩa cho khách mời tham dự. Mục đích của quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng, giúp định hình nên các hoạt động, tạo ra sự kết nối và ghi dấu sự kiện trong lòng người tham gia. Dưới đây là những mục đích của việc tổ chức sự kiện:
- Sự kiện thành công có thể tạo ra hiệu ứng tối ưu từ các hoạt động truyền thông, tạo nên ấn tượng đặc biệt và khắc sâu trong tâm trí của nhóm đối tượng mục tiêu.
- Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, củng cố hình ảnh thương hiệu cũng như dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và độc đáo giúp tạo ra một trải nghiệm đặc biệt và in sâu vào tâm trí của khách hàng và công chúng.
- Sự kiện có thể thay đổi cách mà công chúng, người tiêu dùng, truyền thông, khách hàng mục tiêu nhìn nhận về dịch vụ, sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp. Bằng cách tạo ra trải nghiệm độc đáo và tương tác trong sự kiện, chúng ta có thể tạo ra ảnh hưởng và thay đổi nhận thức của đối tượng liên quan.
- Sự kiện cũng đóng góp vào việc quảng bá sản phẩm, thúc đẩy doanh số bán hàng, hỗ trợ hoạt động bán hàng và cung cấp cái nhìn tổng quan về chính sách phân phối cho khách mời. Bằng cách tạo ra một nền tảng trực tiếp để trưng bày sản phẩm, truyền đạt thông điệp bán hàng và giới thiệu chính sách phân phối, sự kiện giúp tăng cường sự nhận thức, quan tâm từ khách hàng, đồng thời thúc đẩy việc tiếp cận và mua hàng.
Những yếu tố quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện
Mỗi bước trong quy trình tổ chức sự kiện đều đóng góp vào việc tạo nên một trải nghiệm đặc biệt cho khách mời. Hãy cùng khám phá những yếu tố quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện để mang đến những sự kiện đáng nhớ và hoàn hảo.
Tìm kiếm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi hoàn thiện ý tưởng và xác định cách thức tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tìm kiếm một địa điểm phù hợp cho kế hoạch đã được xây dựng. Việc lập hợp đồng thuê địa điểm và xử lý các thủ tục liên quan cần được xử lý ổn thỏa càng sớm càng tốt.
Gửi thư mời và cung cấp thông tin chi tiết
Thư mời là cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng với khách mời về sự kiện, do đó, cả nội dung và thiết kế của thiệp mời đều cần được chú trọng. Thiệp mời cần cung cấp thông tin rõ ràng về thời gian, địa điểm, chỗ ngồi (nếu có), mục đích của sự kiện và đối tượng mà sự kiện hướng tới,…
Luôn có kế hoạch B trong mọi trường hợp
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng (kế hoạch B) cho những trường hợp không mong muốn như thời tiết xấu, sự cố với nhân sự hoặc những tình huống khác nhau như nhân vật quan trọng đến muộn,… Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị tinh thần và có các kịch bản xử lý khủng hoảng, đặc biệt khi tổ chức các loại sự kiện có tính đặc thù.
Quan tâm khách mời
Duy trì không khí hài hòa, biểu đạt sự quan tâm, giao tiếp hiệu quả giữa doanh nghiệp và khách hàng là vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp hãy tập trung và theo dõi sự tham gia của khách mời trong suốt sự kiện để kịp thời hỗ trợ họ khi cần thiết.
Hơn nữa, trước sự kiện, doanh nghiệp cũng nên liên hệ với các khách mời để xác nhận sự hiện diện của họ. Sau sự kiện, hãy gửi lời cảm ơn tới tất cả khách mời bao gồm cả những người đã tham gia và những người không có mặt.
Hy vọng qua bài viết này, Abogo Academy đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện và những yếu tố quan trọng cần phải chú ý trong khi thực hiện quy trình này. Mỗi bước trong quy trình đều đóng vai trò quan trọng, mang lại sự thành công cho mỗi sự kiện. Chính nhờ sự hòa quyện giữa tinh thần sáng tạo và kỹ năng tổ chức sẽ là điều quyết định cho một trải nghiệm sự kiện đáng nhớ với tất cả khách mời đến tham dự.
