RESERVATION AGENT LÀ GÌ? CÁC THUẬT NGỮ VỀ RESERVATION AGENT
Reservation là thuật ngữ chỉ dùng trong khách sạn chỉ bộ phận đặt phòng. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau như: Khách trực tiếp đến khách sạn, gọi điện thoại, gửi email, fax. Sau đó, Reservation sẽ kiểm tra số lượng phòng trống có thể đáp ứng và phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp theo đúng yêu cầu của khách hàng. Vậy Reservation Agent là gì? Hãy cùng tìm hiểu với Abogo Academy để hiểu thêm về chúng nhé!
Reservation Agent mang đến tiện lợi
Reservation Agent là gì?
Reservation agent là các địa lý trung gian tiếp nhận thông tin đặt phòng như đại lý du lịch, hãng lữ hành, hãng hàng không, văn phòng du lịch địa phương… Bộ phận đặt phòng luôn có mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận Lễ tân, Buồng phòng…. để thông báo về số lượng khách sẽ đến, những yêu cầu đặt biệt của khách, từ đó bộ phận lễ tân sẽ có kế hoạch tiếp đón chu đáo và bộ phận buồng phòng chuẩn bị, dọn dẹp phòng phù hợp với yêu cầu của khách sạn, gọi điện thoại , gửi email, fax. Sau đó, Reservation sẽ kiểm tra số lượng phòng trống có thể đáp ứng và phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Reservation Code khác với Reservation Agent như thế nào
Reservation code
Đó chỉ như là một thuật ngữ đoạn mã đặt phòng trước gồm các ký tự khác nhau lúc check-in, tiếp nhận đặt phòng, bạn chỉ cần đưa mã code này ra là được.
Dịch vụ nhanh chóng, tiện nghi
Các hình thức của Reservation là gì ?
Đặt phòng thông qua nhiều phương khác nhau
Reservation có nhiều dạng đặt phòng khác nhau. Tuy nhiên có hai thuật ngữ mà nhiều người biết đến: Guaranteed Reservation và Non Guaranteed Reservation
Guaranteed Reservation (Đặt phòng có đảm bảo)
Đặt phòng có đảm bảo là thỏa thuận giữa khách sạn và khách hàng, Qua đó khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách tới thời điểm check- out của ngày hôm sau tính theo ngày khách sắp đến. Nếu khách không sử dụng phòng và không báo hủy, theo quy định của khách sạn thì khách phải đền bù tiền cho khách sạn.
Non-guaranteed reservation (Đặt phòng không được đảm bảo)
Đặt phòng không được đảm bảo là việc đăng ký giữ chỗ trước mà khách sạn chỉ giữ phòng cho khách tới một thời điểm nhất định tùy theo quy định của từng khách sạn (thường là 6:00 p.m) của ngày khách định đến.
Xem thêm: https://abogo.edu.vn/tinh-huong-khach-san-danh-cho-nhan-vien-buong/
Các công việc thuộc về Reservation Agent nói chung
Quy trình làm việc của Reservation Agent gồm các bước như sau:
- Bước quan trọng đầu tiên là tiếp nhận thông tin đặt phòng:
-
- Tên khách hàng, tên người đăng ký, tên đoàn khách.
- Địa chỉ, số điện thoại, email của khách hàng
- Số khách cùng đi trong đoàn
- Ngày giờ đến và số đêm lưu trú
- Số lượng khách, số lượng phòng và loại phòng
- Giá phòng và hình thức thanh toán, đặt phòng theo loại đảm bảo hay không đảm bảo
- Các yêu cầu đặt biệt của khách.
- Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn có phục vụ đúng yêu cầu khách đặt ra một cách tốt nhất không.
- Nhận các thông tin đặt phòng :
- Xác nhận lại thông tin đặt phòng của khách.
- Lưu lại thông tin đặt phòng và chuyển đến các bộ phận có liên quan để tiến hành chuẩn bị và đón tiếp phục vụ khách.
- Điều chỉnh sửa đổi lại thông tin đặt phòng hoặc hủy bỏ đặt phòng nếu khách thay đổi quyết định.
- Tổng hợp lại danh sách khách đến, khách đi trong ngày và chuyển đến bộ phận lễ tân.
- Bên cạnh đó, nhân viên đặt phòng phải thực hiện các công việc theo yêu cầu của quản lý khi xảy ra phát sinh.
